Часто бывает нужно отправить сообщение сразу нескольким получателям - например, всем адресатам, чьи письма у вас находятся в папке Юмор или в папке Семья. Создав группу , вы сможете сэкономить время, и нервы,так как вам не придется вручную вводить все их адреса. Для создания группы нужно выполнить следующие действия.
- Выберите в меню пункты Сервиса Адресная книга, для того чтобы открыть окно Адресная книга.
- Выберите пункты Файл-Создать группу. При этом появится диалоговое окно, в котором вы сможете создать группу.
- Введите имя группы. Постарайтесь придумать удачное имя, отражающее состав группы и содержание обсуждаемых с корреспондентами вопросов.
- Добавьте в группу контакты. С помощью кнопки Выбрать выделите всех относящихся к данной группе адресатов. При этом на экране появится новое диалоговое окно с адресами электронной почты корреспондентов, которые вы сможете включить в группу. В левой части окна выделите нужные имя и адрес и с помощью кнопки Выбрать добавьте их в группу в правой части окна.
- Когда полностью сформируете группу, щелкните на кнопке ОК.
- Чтобы закрыть окно Свойства данной группы, щелкните на кнопке ОК.
- Закройте окно Адресная книга.
Теперь с группой можно работать.
Чтобы отправить сообщение всей группе, введите ее Название в поле Кому, Копия или Скрытая. После этого сообщение будет автоматически отправлено всем членам группы.
Кроме того, можно щелкнуть на кнопке Кому и выбрать группу из списка адресной книги.
Что такое скрытая копия?
Полем Скрытая пользуются для создания «слепых» копий сообщения, т.е. копий, в которых отсутствуют имена других получателей этого письма. Таким образом, если вы отправите скрытую копию письма группе людей, никто из них не будет знать остальных адресатов.
Чтобы получить доступ к полю Скрытая, в открытом окне нового сообщения выберите команду Вид=>Все заголовки. Адресаты, указанные в поле Скрытая, получат копию письма вместе со всеми остальными. Но те, чьи имена значились в полевому или Копия, адресов из поля Скрытая не увидят.
Помните, что поле Кому заполнять обязательно . Если не хотите ничего туда вводить, впишите адрес собственной электронной почты.
Очень удобно вписывать имя группы в поле Скрытая. Читайте об этом поле во врезке «Что такое скрытая копия?» в этом разделе.
Возможность создания скрытой копии очень удобна при рассылке сообщения нескольким людям. Например, отправляя свежий анекдот, внесите все адреса в поле Скрытая, а в поле Кому укажите свое имя. Тогда все смогут прочесть новый анекдот (а возможно, и не все - мало ли что может случиться), и адресатам не придется разглядывать огромный список имен в начале письма.
Напомню вам терминологию. Списком рассылки называется набор контактов. Такие списки упрощают отправку сообщений группам лиц. Например, если сообщения часто отправляются в отдел по продажам, удобно создать список рассылки с именем «Отдел по продажам», включающий имена всех работников этого отдела. Сообщение, отправляемое по адресам этого списка, направляется всем получателям, перечисленным в списке рассылки. При этом получатели видят в строке сообщения «Кому» не название списка рассылки, а имена всех лиц, входящих в список. Списки рассылки могут использоваться для сообщений, поручений, приглашений на собрания и в других списках рассылки.
Имеется возможность добавлять имена в список рассылки и удалять их, отправлять список другим пользователям и печатать его. Списки рассылки отмечаются значком и хранятся по умолчанию в папке «Контакты», что позволяет сортировать их и назначать им категории. Если используется Microsoft Exchange Server, глобальный список адресов может содержать глобальные списки рассылки, доступные всем пользователям этой сети. Личные списки рассылки, создаваемые в папке «Контакты», доступны только одному пользователю, но могут копироваться и отправляться другим пользователям.
Сообщение или Приглашение на собрание можно отправить только части списка рассылки. Для этого нужно выделить членов списка щелчком по знаку «плюс» (+) после имени списка, а потом удалить ненужные имена. Списки рассылки контакта в поле «Эл. Почта» не могут быть расширены.
Добавление имени в список рассылки или удаление имени
- Чтобы добавить адрес из адресной книги или папки «Контакты», нажмите кнопку «Выберите членов».
- Чтобы добавить адрес не из папки контактов и не из адресной книги, нажмите кнопку «Добавить».
- Чтобы удалить имя, щелкните его и нажмите кнопку «Удалить».
Отправка сообщения части списка рассылки
- Выполните команду Файл → Создать → Сообщение .
- Нажмите кнопку «Кому» и в поле «Введите или выберите имя» выберите список рассылки, содержащий пользователей, которым необходимо послать сообщение.
- Списки рассылки помечаются значком.
- Нажмите кнопку «OK».
- Щелкните по знаку «плюс» (+) после имени списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение.
Отправка списка рассылки
- Откройте новое сообщение.
- Щелкните в области текста сообщения.
- Выполните одно из следующих действий:
- если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Word, перетащите список рассылки из раздела Контакты в сообщение;
- если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Outlook, выберите в меню Вставка команду Документ .
- В списке Папки щелкните папку, содержащую список рассылки, который требуется отправить. Списки рассылки по умолчанию сохраняются в папке «Контакты».
- В списке Элементы щелкните список рассылки, который требуется отправить, и нажмите кнопку «OK».
- Отправьте сообщение.
Если требуется отправить список рассылки, содержащий членов глобального списка адресов (Глобальный список адресов – это адресная книга, содержащая адреса электронной почты всех пользователей, групп и списков рассылки в организации. Эту адресную книгу создает и обслуживает администратор. В нее также могут быть включены адреса электронной почты общих папок.), убедитесь, что получатель этого списка рассылки использует тот же глобальный список адресов.
Отображение имен в списке рассылки
- Если создается новое сообщение, нажмите кнопку «Кому».
- В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую список рассылки, о котором необходимо получить сведения.
- В поле «Введите или выберите имя» введите имя списка рассылки. В этом списке щелкните на нужном имени.
- Последовательно нажмите кнопки «Дополнительно» и «Свойства».
Для обновления адресов в списке рассылки, нужно открыть список рассылки в папке «Контакты» (списки рассылки помечаются значком), и щелкните на кнопке «Обновить». Если вам понадобиться переместить список рассылки из сообщения в папку «Контакты» выполните следующие действия.
- Откройте сообщение, содержащее список рассылки.
- Щелкните вложенный список рассылки и перетащите его в папку «Контакты».
Outlook -это приложение, которое является важным элементом программного комплекса от производителя Майкрософт. У приложения имеется множество версий. Для большинства организаций это нужный инструмент для организации работы, а также необходим для удобства документооборота.
Во многих фирмах порой приходится тратить много времени на отправку электронных сообщений и по этой причине возникает необходимость экономии времени. Такую возможность дает приложение, когда дело касается рассылки писем для определенной категории получателей (группы). С помощью Outlook можно создавать списки для рассылок.
Как работать с приложением Outlook?
Для начала работы нужно запустить Outlook, нужно два раза щелкнуть по значку приложения расположенному на мониторе или же нажать на «Пуск» и выбрать там из всех программ нужный элемент.
После того как приложение загрузится в меню программы надо выбрать «Файл» и отыскать элемент «Создать».
Затем при наведении курсора мышки на «Создать», там отобразятся подпункты для выбора. Где необходимо найти элемент «Список рассылки» и после нажать на этот элемент расположенной слева кнопкой мышки. После этих действий открывается окошко редактирования и создания новых списков получателей рассылок и писем.
Далее необходимо ввести новое наименование в отображающемся поле – «Имя». Кроме того, программа позволяет создавать различные группы и беспроблемно переключаться с одной группы на другую. К примеру, «Друзья», «Заказчики» и т.д.
Нажимаем на кнопку «Выберите членов», для того чтобы отобразилась адресная книга. Из списка ваших контактов выбираем необходимый адрес и нажимаем на ОК. После этих действий окошко выбора контактов закроется, а в вашем списке рассылок отобразится нужный получатель, процедуру необходимо повторять до заполнения всех нужных адресов. Подобный способ прекрасно подойдет в случае, когда адресная книга Outlook уже заполнена необходимыми адресами (e-mail). Но если нужного контакта не было в адресах, то придется воспользоваться другим способом.
Щелкните кнопкой мышки, расположенной слева по «Добавить». В открывшемся окне, перед вами отобразится два поля «Адрес электронной почты» и «Краткое имя». Удобней всего будет скопировать адрес и имя добавляемого человека, если у вас есть от него уже письмо, в противном случае информацию придется ввести вручную, далее нажмите на ОК. После этого диалоговое окошко закроется и появится в списке новый контакт.
В результате проделанного будет создан, список рассылки писем Outlook
Современный век сопровождается невероятной интенсивностью. Практически ежедневно приходится совершать действия, от скорости выполнения которых зависит результативность мероприятий, а вслед за этим может зависеть и успешность карьерного роста.
Часто приходится совершать рассылку важной корреспонденции. Если письма направляются одним и тем же пользователям, то возникает насущный вопрос, как в Outlook создать группу рассылки, которая позволит существенно сэкономить время, благодаря чему удастся совершить несколько дополнительных манипуляций.
Действительно, почтовое приложение Outlook сопровождается многими успешными функциональными возможностями, облегчающими процесс выполнения многих задач.
Если в ваши профессиональные задачи входит работа с почтовым ресурсом , включая не только прочтение и отправку сообщений, но и рассылку различного материала своим непосредственным партнёрам, вам, действительно, полезно изучить информацию, как в Аутлуке создать группу рассылки.
Формирование группы контактов
Интересуясь, как создать рассылку в Outlook, прежде всего, следует определиться, кому вы желаете или обязаны согласно своей должностной инструкции перенаправлять важные письма . Все эти пользователи, в большинстве случаев, уже внесены в список контактов Outlook, но с целью экономии времени их полезнее всего объединить в одну общую группу.
Составление списка
Сделать мгновенную рассылку, если заранее сформировать список деловых партнёров, совершенно несложно. По этой причине вашей первоначальной задачей является создание такого полезного для вас списка контактов, а для этого тщательно изучите рекомендации опытных пользователей, как создать список рассылки в Outlook.
Запустите почтовое приложение Outlook , в нижней части окна с левой стороны вы легко обнаружите меню «Контакты», кликните по нему.
Теперь на горизонтальной ленте меню найдите и нажмите кнопку «Создать группу контактов».
Почтовое приложение предложит вам указать имя создаваемой вами группы.
Имя вы можете придумать любое, только учтите, если вы намерены создать несколько групп для разных случаев, то название каждой должно быть таким, чтобы вы в спешке их ни в коем случае не перепутали, и не разослали письма не по назначению.
Когда имя вы придумали и уже вписали в строку, кликните по следующей кнопке «Добавить участников».
Почтовое приложение сразу же предложит вам несколько вариантов добавления пользователей, среди которых выберите первый вариант, ориентированный на добавление получателей сообщений из контактов самого приложения Outlook.
В открывшемся новом окне остаётся выделить нужные контакты, после чего нажать кнопку «Участники». Таким образом, вы сможете создать список всех тех, кому вы должны направлять определённую корреспонденцию.
Не забудьте в завершении формирования перечня контакта нажать на «OK», в противном случае в результате вашей забывчивости список не сохранится, вам придётся вновь проделать все эти манипуляции.
Если же вы только начинаете работать в таком приложении, в адресной книге Outlook у вас не будет значиться ни один электронный адрес, вам придётся при создании перечня партнёров вводить эти адреса вручную. Не поленитесь и потратьте время один раз, а в следующий раз вы уже сможете оценить пользу проделанных вами манипуляций.
Как разослать корреспонденцию
После того как вам удалось сформировать список всех получателей, с которыми приходится ежедневно поддерживать плотный контакт через почтовый ресурс, остаётся вникнуть, как сделать рассылку в Outlook созданной группе.
В этом также нет ничего сложного, вы очень быстро всё освоите и с первого раза запомните.
Создайте новое сообщение или откройте письмо, которое необходимо отослать всем указанным вами ранее партнёрам. В поле «Кому» просто введите имя, которое вы сами придумали для группы. Все электронные адреса всех партнёров будут добавлены автоматически. Вы их не будете видеть, поскольку в адресной строке будет отображаться только имя группы.
Впишите первые символы из названия — и группа будет предложена автоматически
Чтобы письмо ушло по назначению, нажмите «Отправить», все участники мгновенно получат сообщение от вас.
Может случиться и так, что вам потребуется перенаправить корреспонденцию этим участникам, но за исключением нескольких.
В этом случае первоначально всё сделайте, как описано выше, а после того, как в адресной строке уже будет указано имя группы, обратите внимание на рядом находящийся небольшой плюсик.
Нажмите на этот плюсик, сразу после этого раскроется весь перечень получателей. Если требуется кого-то удалить в связи с тем, что он не нуждается в этом конкретном письме, уберите его из контактов получателей и сразу отправляйте письмо.
Как видите, ничего сложного нет ни при создании списка группы, ни при непосредственном перенаправлении корреспонденции нет. Outlook - отличное почтовое приложение , которое таит в себе массу удивительных возможностей, облегчающих выполнение задач, поэтому познавайте его и облегчайте свой труд, повышая одновременно результативность.
Использование группы контактов (ранее - «список рассылки») для отправки сообщения электронной почты нескольким людям - группы проекта, комиссия или даже просто группой друзей - без необходимости для добавления каждого имени Кому, копия или СК строки по отдельности.
Сведения о группах контактов в Outlook для Mac см. в статье Создание списка рассылки или группы контактов в Outlook для Mac .
Дополнительные сведения
Создание группы контактов
Примечание: Участник, добавляемый в группу контактов, может отсутствовать в адресной книге. Его имя и адрес электронной почты включаются при копировании и вставке из сообщения электронной почты.
Добавление группы контактов, полученной от другого пользователя
Если вы получили сообщение, которое содержит нужную вам группу контактов, сохраните ее в список контактов.
Откройте сообщение электронной почты, содержащее группу контактов.
В поле Кому или Копия щелкните правой кнопкой мыши группу контактов и выберите команду Добавить в контакты Outlook .
Дополнительные сведения
Создание списка рассылки
Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке Контакты . Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange, глобальный список адресов может содержать глобальные списки рассылки, которые доступны для всех пользователей сети. Личные списки рассылки, которые вы создаете в своей папке Контакты , доступны только вам, но вы можете
Откройте сообщение электронной почты, содержащее список рассылки.
В заголовке сообщения щелкните правой кнопкой мыши список рассылки и выберите в контекстном меню команду Добавить в контакты Outlook .