Сегодня поговорим про ТАБЛИЦЫ. Не про таблицы, а именно про ТАБЛИЦЫ . Именно так Microsoft предложил называть те замечательные таблицы, о которых пойдёт речь ниже. В зачаточном состоянии они появились в Excel 2003 и назывались там "списками " ("lists"). В Excel 2007 их довели до ума и переименовали в ТАБЛИЦЫ (TABLES), а то что раньше все нормальные люди называли таблицами, теперь предложено называть ДИАПАЗОНОМ (range). В России этот подход не прижился, да и чего ради людям менять задним числом устоявшиеся термины, поэтому TABLES мы будем называть "умными таблицами ", а таблицы в их общеупотребительном понимании оставим в покое.
Умные таблицы
Надо признать, что термин умные таблицы достаточно хорошо ухватывает суть явления. Действительно, иметь дело в Excel с умными таблицами куда проще и приятнее, чем с обычными. Однако не все о них знают. Давайте восполним этот пробел, потому что умные таблицы воистину изменят вашу жизнь и вы не захотите возвращаться после этого к обычным таблицам.
Зачем они нужны?
Те люди, кто много работает в Excel со временем понимают, что, создавая свои таблицы, надо придерживаться определенных жёстких правил.
- Всем столбцам давать уникальные названия колонок.
- Не допускать пустых столбцов и строк в таблице.
- Не допускать разнородных данных в пределах одной колонки. Если уж решили, что, например, в колонке E должен хранится объем продаж в штуках, то не надо туда же вносить объём продаж, скажем, в деньгах у части строк таблицы.
- Не объединять ячейки без самой крайней необходимости.
- Форматировать таблицу, чтобы она выглядела одинаково во всех своих частях. То есть элементарно рисовать сетку, выделять цветом заголовки столбцов.
- Закреплять области, чтобы заголовок был всегда виден на экране.
- Ставить фильтр по умолчанию.
- Вставлять строку подитогов.
- Грамотно использовать абсолютные и относительные ссылки в формулах, чтобы их можно было протягивать без необходимости внесения изменений.
- При рабте с таблицей не выделять цветом строки/столбцы за пределами таблицы. Это поветрие, кстати очень сильно распространено, - взять выделить всю строку или весь столбец одним кликом мыши и закрасить. И наплевать, что в таблице 100 строк, а закрасилось помимо них ещё 1 000 000 строк. А потом невинно интересоваться: "Почему мои файлы так много весят?"
Соблюдение этих простых правил поможет вам, если не уходить пораньше с работы домой, так хотя бы работать более продуктивно и осмысленно, осваивая действительно интересные и сложные вещи, а не воюя с последствиями своей неаккуратности на каждом шагу.
Так вот к 13-й версии (Excel 2007) его разработчики пригляделись к типовым действиям квалифицированных пользователей Excel и падарили нам функционал умных таблиц, за что им огромное спасибо. Потому что большую часть того, что я только что перечислил умные таблицы либо делают сами автоматически, либо очень сильно облегчают настройку оного.
Итак, давайте познакомимся, как создаются умные таблицы и какими полезными свойствами обладают.
1.Создание умной таблицы
Создать умную таблицу можно буквально за пару кликов мышью. Встаньте на любую ячейку вашей таблицы,
- Способ 1 - на ленте ГЛАВНАЯ выбираем Форматировать как таблицу , выбираем понравишейся дизайн (при этом вам доступны 60 стандартных способа форматирования)
- Способ 2 - Нажимаем Ctrl-T
- Способ 3 - На ленте ВСТАВКА выбрать Таблица
2.Форматирование
Если до того, как поумнеть, ваша таблица имела форматирование (рамки, цвета букв и фона и т.п.), то возможно вам стоит это форматирование сбросить, чтобы оно не "конфликтовало" с форматированием умной таблицы. Для этого:
- Выделите таблицу целиком - проще всего 2 раза нажать Ctrl-A (латинская "A"!)
- На ленте ГЛАВНАЯ щёлкните Стили ячеек , далее стиль Обычный
При этом все проблемы с форматированием сразу решаются. Однако вам придётся восстанавливать форматы столбцов ячеек: формат даты, времени, нюансы числового формата (типа количества знаков после точки), но это не очень сложно. В любом случае вам решать - сбрасывать форматирование этим способом, либо каким-то другим, менее "разрушительным", но знать о нём надо.
3.Предпросмотр стиля таблицы
Через меню Форматировать как таблицу вы можете увидеть, как будет выглядеть ваша таблица при приминении любого имеющегося стандартного стиля. Очень удобно и наглядно!
4.Прочие плюшки и полезности...
- Чередующийся цвет строк или столбцов! Да знаете ли вы, что раньше для этого надо было 10 минут колдовать с условным форматированием с бубном и крысиными костями!. "А теперь? Оглянитесь вокруг, - какие вам корпуса понастроили, какие газоны разбили, водопровод, телевизор, газовая кухня, парники, цветники..."
- Включение строки итогов одним нажатием!
- Фильтр по умолчанию
- Первый и последний столбец могут быть выделены жирным шрифтом
- При прокрутке таблицы столбцы видны БЕЗ закрепления областей! Чего ж вам боле?!
5.Упрощенное выделение таблицы, столбцов, строк
6.Умная таблица имеет имя и его можно изменять
Хоть умная таблица и появляется в Диспетчере имен , но она не полностью равносильна именованному диапазону. Например, не получится напрямую столбец умной таблицы использовать в качестве источника строк для выпадающего списка функции Проверка данных (Data validation). Приходится создавать именованный диапазон, который ссылается уже на умную таблицу, тогда это работает. И в этом случае данный именованный диапазон, в случае добавления новых строк в умную таблицу, та расширяется автоматически, чем я очень люблю пользоваться и вам очень рекомендую.
7.Вставка срезов.
В Excel 2010 появилась такая полезная функция как срезы . Это наглядные фильтры, которые можно добавлять к сводным таблицам, а также и к умным таблицам тоже. Посмотрим как это работает:
8.Структурированные формулы.
Структурированные формулы оперируют не адресами ячеек и диапазонов, а столбцами умной таблицы, диапазонами столбцов и специальными областями таблиц (типа заголовков, строки итогов, всей областью данных таблицы). Смотрим:
| "Умный" способ адрессации | На что ссылается | Формула возвращает | Стандартный диапазон |
| =СУММ(Результаты) | По умолчанию умная таблица, которая названа "Результаты" ссылается на область своих данных | 87 | B3:E7 |
| =СУММ(Результаты[#Данные]) | Тот же результат вернёт данная формула, где область данных указана в явном виде. | 87 | B3:E7 |
| =СУММ(Результаты[Продажи]) | Суммируем область данных столбца "Продажи". Если надо создать именованный диапазон, который будет ссылаться на столбец умной таблицы, то надо использовать синтаксис Результаты[Продажи]. | 54 | D3:D7 |
| =Результаты[@Прибыль] | Данную формулу мы вводили в строке 3. @ - означает текущую строку, а Прибыль - столбец, из которого возвращаются данные. | 6 | E3 |
| =СУММ(Результаты[Продажи]:Результаты[Прибыль]) | Ссылка на диапазон столбцов: от колонки "Продажи", до колонки "Прибыль" включительно. Обратите внимание на оператор ":", который создаёт диапазон. | 87 | D3:E7 |
| =СУММ(Результаты[@]) | Формулу вводили в троке 3. Она вернула всю строку таблицы. | 11 | B3:E3 |
| =СЧЁТЗ(Результаты[#Заголовки]) | Подсчёт количества элементов в #Заголовки. | 4 | B2:E2 |
| =Результаты[[#Итоги];[Продажи]] | Формула возвращает итоговую строку для столбца Продажи. Это не одно и тоже, что Результаты[Продажи], так как итоговая функция может быть разной, например, средней величиной. | 54 | D8 |
Предупреждение для любителей полазить по иностранным сайтам: товарищи, учитывайте различия в региональных настройках России и западных стран (англоязычных то точно). В региональных настройках есть такой параметр, как "Разделитель элементов списка ". Так вот на Западе это запятая , а у нас точка с запятой . Поэтому, когда они пишут формулы в Excel, то параметры разделяются запятыми , а когда мы пишем, то - точкой с запятой . Тоже самое и в переводных книгах, везде.
Практически каждый пользователь Excel встречался с ситуацией, когда при добавлении новой строки или столбца в табличный массив, приходится пересчитывать формулы и форматировать данный элемент под общий стиль. Указанных проблем не было бы, если вместо обычного варианта применять, так называемую, «умную» таблицу. Это позволит автоматически «подтянуть» к ней все элементы, которые пользователь располагает у её границ. После этого Эксель начинает воспринимать их, как часть табличного диапазона. Это далеко не полный перечень того, чем полезна «умная» таблица. Давайте узнаем, как её создать, и какие возможности она предоставляет.
«Умная» таблица представляет собой специальный вид форматирования, после применения которого к указанному диапазону данных, массив ячеек приобретает определенные свойства. Прежде всего, после этого программа начинает рассматривать его не как диапазон ячеек, а как цельный элемент. Данная возможность появилась в программе, начиная с версии Excel 2007. Если сделать запись в любой из ячеек строки или столбца, которые находятся непосредственно у границ, то эта строчка или столбец автоматически включаются в данный табличный диапазон.
Применение этой технологии позволяет не пересчитывать формулы после добавления строк, если данные из неё подтягиваются в другой диапазон определенной функцией, например ВПР . Кроме того, среди преимуществ следует выделить закрепление шапки вверху листа, а также наличие кнопок фильтрации в заголовках.
Но, к сожалению, у этой технологии имеются и некоторые ограничения. Например, нежелательно применение объединения ячеек. Особенно это касается шапки. Для неё объединение элементов вообще недопустимо. Кроме того, даже если вы не желаете, чтобы какое-то значение, находящееся у границ табличного массива, было в него включено (например, примечание), оно все равно будет расцениваться Excel, как его неотъемлемая часть. Поэтому все лишние надписи нужно размещать хотя бы через один пустой диапазон от табличного массива. Также в нём не будут работать формулы массивов и книгу невозможно будет применять для совместного использования. Все наименования столбцов должны быть уникальными, то есть, не повторяться.
Создание «умной» таблицы
Но прежде, чем перейти к описанию возможностей «умной» таблицы, давайте узнаем, как её создать.
Наименование
После того, как «умная» таблица сформирована, ей автоматически будет присвоено имя. По умолчанию это наименование типа «Таблица1» , «Таблица2» и т.д.
Теперь при работе с формулами для того, чтобы указать конкретной функции, что нужно обработать весь табличный диапазон, вместо обычных координат в качестве адреса достаточно будет ввести её имя. К тому же, это не только удобно, но и практично. Если применять стандартный адрес в виде координат, то при добавлении строки внизу табличного массива, даже после того, как она будет включена в его состав, функция не захватит для обработки эту строку и аргументы придется перебивать заново. Если же вы укажите, как аргумент функции, адрес в виде наименования табличного диапазона, то все строчки, в будущем добавленные к нему, автоматически будут обрабатываться функцией.
Растягивающийся диапазон
Теперь остановим внимание на том, каким образом в табличный диапазон добавляются новые строки и столбцы.
Более того, к ней было автоматически применено то же форматирование, что и у остального табличного диапазона, а также были подтянуты все формулы, расположенные в соответствующих столбцах.
Аналогичное добавление произойдет, если мы произведем запись в столбце, который находится у границ табличного массива. Он тоже будет включен в её состав. Кроме того, ему автоматически будет присвоено наименование. По умолчанию название будет «Столбец1» , следующая добавленная колонка – «Столбец2» и т. д. Но при желании их всегда можно переименовать стандартным способом.
Ещё одним полезным свойством «умной» таблицы является то, что как бы много записей в ней не было, даже если вы опуститесь в самый низ, наименования столбцов всегда будут перед глазами. В отличие от обычного закрепления шапок, в данном случае названия колонок при переходе вниз будут размещаться прямо в том месте, где располагается горизонтальная панель координат.
Автозаполнение формулами
Ранее мы видели, что при добавлении новой строчки, в её ячейку того столбца табличного массива, в котором уже имеются формулы, производится автоматическое копирование этой формулы. Но изучаемый нами режим работы с данными умеет больше. Достаточно заполнить одну ячейку пустого столбца формулой, чтобы она была автоматически скопирована во все остальные элементы данной колонки.
Данная закономерность касается не только обычных формул, но и функций.
Кроме того, нужно заметить, что, если пользователь будет вводить в целевую ячейку в виде формулы адреса элементов из других столбцов, то они будут отображаться в обычном режиме, как и для любого другого диапазона.
Строка итогов
Ещё одной приятной возможностью, которую предоставляет описываемый режим работы в Excel, является выведение итогов по столбцам в отдельной строке. Для этого не придется специально вручную добавлять строку и вбивать в неё формулы суммирования, так как инструментарий «умных» таблиц уже имеет в своем арсенале заготовки необходимых алгоритмов.
Возможно, вы уже знакомы с таким понятием Excel, как сводные таблицы, которые создаются из списка. Но что если вы хотите выполнить обратную операцию? В этом приеме вы узнаете, как создать список из простой сводной таблицы с двумя переменными.
Лист, показанный на рис. 167.1, отображает тот тип преобразования, о котором я говорю. Диапазон А1:Е4 содержит исходную сводную таблицу: 48 точек данных. Столбцы G:I показывают часть 48-строковой таблицы, полученную из сводной таблицы. Другими словами, каждое значение в исходной сводной таблице преобразуется в строку, которая также содержит соответствующие значению название продукта и месяц. Этот тип списка полезен, поскольку его можно отсортировать и манипулировать им другими способами.
Хитрость создания такого списка заключается в использовании сводной таблицы. Но прежде чем вы сможете применить этот метод, вы должны добавить команду Мастер сводных таблиц на панель быстрого доступа. Excel 2007, Excel 2010 и Excel 2013 все еще поддерживают Мастера сводной таблицы , но он недоступен на ленте. Чтобы получить доступ к мастеру, выполните следующие действия.
- Щелкните правой кнопкой мыши на панели быстрого доступа и выберите в контекстном меню пункт Настройка панели быстрого доступа .
- В разделе Панель быстрого доступа диалогового окна Параметры Excel выберите Команды на ленте из раскрывающегося списка слева.
- Прокрутите список и выберите пункт .
- Нажмите кнопку Добавить .
- Нажмите 0К , чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Excel .
После выполнения этих шагов ваша панель быстрого доступа будет содержать новый значок.
Теперь пришло время преобразовать сводную таблицу в список. Имейте в виду, что, хотя следующие шаги специфичны для образцов данных, приведенных здесь, вы можете легко изменять шаги для работы с вашими данными.
- Активизируйте любую ячейку в сводной таблице.
- Щелкните на значке Мастер сводных таблиц и диаграмм , который вы добавили на панель быстрого доступа.
- В диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм установите первый переключатель в положение в нескольких диапазонах консолидации и нажмите кнопку Далее .
- В шаге 2а установите переключатель в положите Создать поля страницы и нажмите кнопку Далее .
- В шаге 2b в поле Диапазон укажите диапазон сводной таблицы (А1:Е4 для выборки из примера) и нажмите кнопку Добавить ; затем нажмите кнопку Далее , чтобы перейти к шагу 3.
- В шаге 3 выберите место для сводной таблицы и нажмите кнопку Готово . Excel создаст сводную таблицу с данными и покажет область Список полей сводной таблицы .
- В области Список полей сводной таблицы снимите флажки Строка и Столбец .
Так, сводная таблица остается только с полем данных Сумма по полю Значение . На данный момент небольшая сводная таблица показывает только сумму всех значений (рис. 167.2).
Чтобы завершить, щелкните два раза на ячейке, содержащей итоговое значение (2851 в этом примере). Excel создаст новый лист, который будет содержать исходные данные в виде таблицы (рис. 167.3). Заголовки столбцов представляют общее описание (Строка , Столбец и Значение ), так что вы, вероятно, захотите изменить их и сделать более информативными.
В настоящей заметке представлена коллекция простых и изящных инструментов работы со сводными таблицами в Excel. То, что по-английски называется tips & tricks. Выделите время и ознакомьтесь с приводимыми здесь советами. Кто знает, может быть, вы наконец-то найдете ответ на долго мучивший вас вопрос?
Совет 1. Автоматическое обновление сводных таблиц
Иногда требуется, чтобы сводные таблицы обновлялись автоматически. Предположим, вы создали сводную таблицу для менеджера. Вряд ли вы сможете регулярно обновлять ее, разве что менеджер допустит вас к своему ноутбуку. Можно включить автоматическое обновление сводной таблицы, которое будет выполняться всякий раз при открытии книги:
- Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и в контекстном меню выберите пункт Параметры сводной таблицы .
- В появившемся диалоговом окне Параметры сводной таблицы выберите вкладку Данные .
- Установите флажок Обновить при открытии файла .
Рис. 1. Включите опцию Обновить при открытии файла
Флажок Обновить при открытии файла следует устанавливать для каждой сводной таблицы отдельно.
Скачать заметку в формате или , примеры в формате (файл содержит код VBA).
Совет 2. Одновременное обновление всех сводных таблиц книги
Если в рабочей книге содержится несколько сводных таблиц, одновременное их обновление может быть проблематичным. Существует несколько способов преодолеть эти трудности:
Способ 1. Можно выбрать для каждой сводной таблицы, входящей в состав рабочей книги, настройку, задающую автоматическое обновление при открытии книги (подробнее см. Совет 1).
Способ 3. Воспользуйтесь кодом VBA для обновления всех сводных таблиц в рабочей книге по требованию. Данный подход предусматривает использование метода RefreshAll объекта Workbook. Для использования этой методики создайте новый модуль и введите следующий код:
Sub Refresh_All()
ThisWorkbook.RefreshAll
Совет 3. Сортировка элементов данных в произвольном порядке
На рис. 2 показан заданный по умолчанию порядок отображения регионов в сводной таблице. Регионы отсортированы в алфавитном порядке: Запад, Север, Средний Запад и Юг. Если ваши корпоративные правила требуют, чтобы сначала отображался регион Запад, а затем - регионы Средний Запад, Север и Юг, выполните ручную сортировку. Просто введите Средний Запад в ячейку С4 и нажмите клавишу Enter . Порядок сортировки регионов изменится.
Совет 4. Преобразование сводной таблицы в жестко заданные значения
Цель создания сводной таблицы - суммирование и отображение данных в подходящем формате. Исходные данные для сводной таблицы хранятся отдельно, в связи с чем возникают определенные «накладные расходы». Преобразование сводной таблицы в значения позволит использовать полученные в ней результаты без обращения к исходным данным либо кешу сводной таблицы. Способ преобразования сводной таблицы зависит от того, затрагивается ли вся таблица или только ее часть.
Для преобразования части сводной таблицы выполните следующие действия:
- Выделите копируемые данные сводной таблицы, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Копировать (или наберите на клавиатуре Ctrl+C).
- Щелкните правой кнопкой мыши в произвольном месте рабочего листа и в контекстном меню выберите команду Вставить (или наберите Ctrl+V).
Если нужно преобразовать всю сводную таблицу, выполните следующие действия:
- Выделите всю сводную таблицу, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Копировать . Если сводная не содержит область ФИЛЬТРЫ, то для выделения области сводной таблицы можно воспользоваться клавиатурным сокращением Ctrl+Shift+*.
- Щелкните правой кнопкой мыши в произвольном месте листа и в контекстном меню выберите параметр Специальная вставка .
- Выберите параметр Значения и щелкните ОК .
Перед преобразованием сводной таблицы целесообразно удалить промежуточные итоги, поскольку они не слишком нужны в автономном наборе данных. Чтобы удалить все промежуточные итоги пройдите по меню Конструктор -> Промежуточные итоги -> Не показывать промежуточные итоги. Для удаления конкретных промежуточных итогов щелкните правой кнопкой мыши на ячейке, в которой эти итоги вычисляются. Выберите в контекстном меню пункт Параметры поля и в диалоговом окне Параметры поля в разделе Итоги выберите переключатель Нет . После щелчка на кнопке ОК промежуточные итоги будут удалены.
Совет 5. Заполнение пустых ячеек в полях СТРОКИ
После преобразования сводной таблицы на листе отображаются не только значения, но и вся структура данных сводной таблицы. Например, данные, показанные на рис. 3, были получены на основе сводной таблицы с макетом в табличной форме.
Рис. 3. Использовать эту преобразованную сводную таблицу без заполнения пустых ячеек в левой части проблематично
Обратите внимание на то, что поля Регион и Рынок сбыта сохраняет ту же структуру строк, которая присуща при нахождении этих данных в области СТРОКИ сводной таблицы. В Excel 2013 существует быстрый способ заполнения ячеек в области СТРОКИ значениями. Кликните в области сводной таблицы, после чего пройдите по меню Конструктор -> Макет отчета -> (рис. 4). После этого можно преобразовать сводную таблицу в значения, в результате чего вы получите таблицу данных без пробелов.
Рис. 4. После применения команды Повторять все подписи элементов заполняются все пустые ячейки
Совет 6. Ранжирование числовых полей сводной таблицы
В процессе сортировки и ранжирования полей, содержащих большое количество элементов данных, не всегда легко определить числовой ранг анализируемого элемента данных. Более того, если сводная таблица будет преобразована в значения, назначенный каждому элементу данных числовой ранг, отображенный в целочисленном поле, значительно облегчит анализ созданного набора данных. Откройте сводную таблицу, подобную показанной на рис. 5. Обратите внимание на то, что один и тот же показатель - Сумма по полю Объем продаж - отображается дважды. Щелкните правой кнопкой мыши на втором экземпляре показателя и в контекстном меню выберите команду Дополнительные вычисления -> Сортировка от максимального к минимальному (рис. 6.)
После создания ранга можно настроить подписи полей и форматирование (рис. 14.9). В результате будет получен красивый ранжированный отчет.
Совет 7. Уменьшение размера отчета сводной таблицы
При формировании отчета сводной таблицы Excel создает снимок данных и сохраняет его в кеше сводной таблицы. Кеш сводной таблицы представляет собой специальную область памяти, в которой хранится копия источника данных для ускорения доступа. Другими словами, Excel создает копию данных, а затем хранит ее в кеше, связанном с рабочей книгой. Кеш сводной таблицы обеспечивает оптимизацию рабочего процесса. Любые изменения, внесенные в сводную таблицу, такие как изменение расположения полей, добавление новых полей либо сокрытие каких-либо элементов, выполняются быстрее, а требования к системным ресурсам оказываются гораздо скромнее. Основной недостаток кеша сводной таблицы заключается в том, что в результате его применения практически вдвое увеличивается размер файла рабочей книги при каждом создании сводной таблицы «с нуля».
Удаляйте исходные данные. Если рабочая книга содержит исходный набор данных и сводную таблицу, размер ее файла увеличивается вдвое. Поэтому можете спокойно удалить исходные данные, и это совершенно не отразится на функциональности вашей сводной таблицы. После удаления исходных данных не забудьте сохранить сжатую версию файла рабочей книги. После удаления исходных данных можно использовать сводную таблицу в обычном режиме. Единственная проблема заключается в невозможности обновления сводной таблицы из-за отсутствия исходных данных. Если же вам понадобятся исходные данные, щелкните дважды на пересечении строки и столбца в области общих итогов (на рис. 7 это ячейка В18). При этом Excel выгружает содержимое кеша сводных таблиц на новый рабочий лист.
Совет 8. Создание автоматически развертываемого диапазона данных
Наверняка вы не раз сталкивались с ситуациями, когда приходилось ежедневно обновлять отчеты сводных таблиц. Необходимость в этом чаще всего возникает тогда, когда в источник данных постоянно добавляются новые записи. В таких случаях придется повторно определить используемый ранее диапазон, прежде чем новые записи будут добавлены в новую сводную таблицу. Повторное определение исходного диапазона данных для сводной таблицы не представляет особого труда, но, когда этим приходится заниматься часто, подобная процедура становится весьма утомительной.
Решение проблемы заключается в том, чтобы преобразовать исходный диапазон данных в таблицу еще до создания сводной таблицы. Благодаря таблицам Excel можно создать именованный диапазон, который может автоматически расширяться либо сужаться в зависимости от объема находящихся в нем данных. Также можно связать любой компонент, диаграмму, сводную таблицу либо формулу с диапазоном, в результате чего у вас появится возможность отслеживать изменения в наборе данных.
Для реализации описанной методики выделите исходные данные, а затем щелкните на значке таблицы, находящемся на вкладке Вставка (рис. 8) или нажмите Ctrl+T (Т английское). Щелкните ОК в открывшемся окне. Обратите внимание на то, что, хотя диапазон исходных данных в сводной таблице переопределять не нужно, но при добавлении исходных данных в диапазон в сводной таблице все равно придется щелкнуть на кнопке Обновить .
Совет 9. Сравнение обычных таблиц с помощью сводной таблицы
Если вы выполняете сравнительный анализ двух различных таблиц, удобно воспользоваться сводной таблицей, что существенно сэкономит время. Предположим, имеются две таблицы, в которых отображаются сведения о заказчиках за 2011 и 2012 годы (рис. 9). Небольшие размеры этих таблиц приведены здесь исключительно в качестве примеров. На практике используются таблицы, имеющие гораздо большие размеры.
В процессе сравнения создается одна таблица, на основе которой создается сводная таблица. Убедитесь в том, что у вас имеется способ пометить данные, относящиеся к этим таблицам. В рассматриваемом примере для этого используется столбец Фискальный год (рис. 10). После объединения двух таблиц воспользуйтесь полученным комбинированным набором данных для создания новой сводной таблицы. Отформатируйте сводную таблицу таким образом, чтобы в качестве тега таблицы (идентификатор, указывающий на происхождение таблицы) использовалась область столбцов сводной таблицы. Как показано на рис. 11, годы находятся в области столбцов, а сведения о заказчиках - в области строк. В области данных содержатся объемы продаж для каждого заказчика.
Совет 10. Автоматическая фильтрация сводной таблицы
Как известно, в сводных таблицах нельзя применять автофильтры. Тем не менее существует трюк, позволяющий включить автофильтры в сводную таблицу. Принцип использования этой методики заключается в том, чтобы поместить указатель мыши справа от последнего заголовка сводной таблицы (ячейка D3 на рис. 12), а затем перейдите на ленту и выбрать команду Данные -> Фильтр . Начиная с этого момента в вашей сводной таблице появляется автофильтр! Например, вы сможете выбрать всех заказчиков с уровнем транзакций выше среднего. С помощью автофильтров в сводную таблицу добавляется дополнительный уровень аналитики.
Совет 11. Преобразование наборов данных, отображаемых в сводных таблицах
Наилучший макет для исходных данных, преобразованных в сводную таблицу, - это табличный макет. Этому виду макета присущи следующие признаки: отсутствуют пустые строки либо столбцы, каждый столбец имеет заголовок, каждому полю соответствуют значения в каждой строке, а столбцы не содержат повторяющихся групп данных. На практике часто встречаются наборы данных, напоминающие то, что показано на рис. 13. Как видите, названия месяцев отображаются в строке вдоль верхнего края таблицы, выполняя двойную функцию - подписей столбцов и фактических данных. В сводной таблице, созданной на основе подобной таблицы, это приведет к тому, что придется управлять 12 полями, каждое из которых представляет отдельный месяц.
Для устранения этой проблем можно воспользоваться в качестве промежуточного этапа сводной таблицей с несколькими консолидированными диапазонами (подробнее см. ). Для преобразования набора данных, имеющего матричный стиль, в набор данных, более подходящий для создания сводных таблиц, выполните следующие действия.
Шаг 1. Объединение всех полей, не относящихся к области столбцов, в один столбец. Для создания сводных таблиц с несколькими консолидированными диапазонами следует создать единственный столбец размерности. В рассматриваемом примере все, что не относится к полю месяца, рассматривается как размерность. Поэтому поля Рынок сбыта и Описание услуги следует объединить в один столбец. Для объединения полей в один столбец просто введите формулу, которая выполняет конкатенацию этих двух полей, используя точку с запятой в качестве разделителя. Присвойте новому столбцу имя. Введенная формула отображается в строке формул (рис. 14).
Рис. 14. Результат конкатенации столбцов Рынок сбыта и Описание услуги
После создания конкатенированного столбца преобразуйте формулы в значения. Для этого выделите только что созданный столбец, нажмите Ctrl+C, после чего выполните команду Вставить -> Специальная вставка -> Значения . Теперь можно удалить столбцы Рынок сбыта и Описание услуги (рис. 15).
Рис. 15. Удалены столбцы Рынок сбыта и Описание услуги
Шаг 2. Создание сводной таблицы с несколькими диапазонами консолидации. Теперь нужно вызвать знакомый многим пользователям по предыдущим версиям Excel мастер сводных таблиц и диаграмм. Для вызова этого мастера нажмите комбинацию клавиш Alt+D+P. К сожалению, эта комбинация клавиш предназначена для англоязычной версии Excel 2013. В русскоязычной версии ей соответствует комбинация клавиш Alt+Д+Н. Но она по неизвестным мне причинам не работает. Тем не менее, можно вывести старый добрый мастер сводных таблиц на панель быстрого доступа, см. . После запуска мастера установите переключатель В нескольких диапазонах консолидации . Кликните Далее . Установите переключатель Создать поля страницы и щелкните Далее . Определите рабочий диапазон и кликните Готово (подробнее см. ). Вы создадите сводную таблицу (рис. 16).
Шаг 3. Дважды щелкните на пересечении строки и столбца в строке общих итогов. На этом этапе в вашем распоряжении окажется сводная таблица (рис. 16), включающая несколько диапазонов консолидации, которая является практически бесполезной. Выберите ячейку, находящуюся на пересечении строки и столбца общих итогов, и дважды щелкните на ней (в нашем примере это ячейка N88). Вы получите новый лист, структура которого напоминает структуру, показанную на рис. 17. Фактически этот лист представляет собой транспонированную версию исходных данных.
Шаг 4. Разбиение столбца Строка на отдельные поля. Осталось разбить столбец Строка на отдельные поля (вернуться к изначальной структуре). Добавьте один пустой столбец сразу же после столбца Строка . Выделите столбец А, а затем перейдите на вкладку ленты Данные и щелкните на кнопке Текст по столбцам . На экране появится диалоговое окно Мастер распределения текстов по столбцам . На первом шаге выберите переключатель С разделителями и щелкните на кнопке Далее. В следующем шаге выберите переключатель точка с запятой и щелкните Готово . Отформатируйте текст, добавьте заголовок и превратите исходные данные в таблицу путем нажатия Ctrl+T (рис. 18).
Рис. 18. Этот набор данных идеально подходит для создания сводной таблицы (сравните с рис. 13)
Совет 12. Включение двух числовых форматов в сводную таблицу
А теперь рассмотрим ситуацию, когда нормализованный набор данных затрудняет построение удобной для анализа сводной таблицы. Примером может служить показанная на рис. 19 таблица, которая включает два разных показателя для каждого рынка сбыта. Обратите внимание на столбец D, который идентифицирует показатель.
Несмотря на то что эта таблица может служить примером неплохого форматирования, не все так хорошо. Обратите внимание на то, что одни показатели должны отображаться в числовом формате, а другие - в процентном. Но в исходной базе данных поле Значение имеет тип Double. При создании сводной таблицы на основе набора данных невозможно присвоить два разных числовых формата одному полю Значение . Здесь действует простое правило: одно поле соответствует одному числовому формату. Попытка назначить числовой формат полю, которому был присвоен процентный формат, приведет к тому, что процентные значения превратятся в обычные числа, которые завершаются знаком процента (рис. 20).
Для решения этой проблемы применяется пользовательский числовой формат, который любое значение, большее 1,5, форматирует как число. Если же значение меньше 1,5, оно форматируется как процент. В диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку (все форматы) и в поле Тип введите следующую форматирующую строку (рис. 21): [>=1,5]$# ##0; [<1,5]0,0%
Рис. 21. Примените пользовательский числовой формат, в котором любые числа, меньшие 1,5, форматируются как проценты
Полученный результат показан на рис. 22. Как видите, теперь каждый показатель отформатирован корректно. Конечно, приведенный в этом совете рецепт не универсален. Скорее, он указывает направление, в котором стоит экспериментировать.
Совет 13. Создание частотного распределения для сводной таблицы
Если вы когда-либо создавали частотные распределения с помощью функции ExcelЧастота , то, наверное, знаете, что это весьма непростая задача. Более того, после изменений диапазонов данных все приходится начинать сначала. В этом разделе вы научитесь создавать простые частотные распределения с помощью обычной сводной таблицы. Вначале создайте сводную таблицу, в области строк которой находятся данные. Обратите внимание на рис. 23, где в области строк находится поле Объем продаж .
Щелкните правой кнопкой мыши на любом значении в области строк и в контекстном меню выберите параметр Группировать . В диалоговом окне Группирование (рис. 24) определите значения параметров, определяющих начало, конец и шаг частотного распределения. Щелкните ОК.
Рис. 24. В диалоговом окне Группирование настройте параметры частотного распределения
Если в сводную таблицу добавить поле Заказчик (рис. 25), получим частотное распределение транзакций заказчиков относительно размера заказов (в долларах).
Рис. 25. Теперь в вашем распоряжении оказалось распределение транзакций заказчиков в соответствии с размерами заказов (в долларах)
Преимущество описанной методики заключается в том, что фильтр отчета сводной таблицы может применяться для интерактивной фильтрации данных, основанных на других столбцах, таких как Регион и Рынок сбыта . У пользователя также имеется возможность быстрой настройки интервалов частотного распределения путем щелчка правой кнопкой мыши на любом числе в области строк с последующим выбором параметра Группировать . Для наглядности представления может быть добавлена сводная диаграмма (рис. 26).
Совет 14. Использование сводной таблицы для распределения набора данных по листам книги
Аналитикам часто приходится создавать различные отчеты сводных таблиц для каждого региона, рынка сбыта, менеджера и т.п. Выполнение этой задачи обычно подразумевает длительный процесс копирования сводной таблицы на новый лист и последующее изменение поля фильтра с учетом соответствующего региона и менеджера. Этот процесс выполняется вручную и повторяется для каждого вида анализа. Но вообще-то создание отдельных сводных таблиц можно поручить Excel. В результате применения параметра автоматически создается отдельная сводная таблица для каждого элемента, находящегося в области полей фильтра. Для использования этой функции просто создайте сводную таблицу, включающую поле фильтра (рис. 27). Поместите курсор в любом месте сводной таблицы и на вкладке Анализ в группе команд Сводная таблица щелкните на раскрывающемся списке Параметры (рис. 28). Затем щелкните на кнопке Отобразить страницы фильтра отчета .
Рис. 28. Щелкните на кнопке Отобразить страницы фильтра отчета
В появившемся диалоговом окне (рис. 29) можно выбрать поле фильтра, для которого будут созданы отдельные сводные таблицы. Выберите подходящее поле фильтра и щелкните ОК .
Рис. 29. Диалоговое окно Отображение страниц фильтра отчета
Для каждого элемента поля фильтра будет создана сводная таблица, помещенная на отдельный лист (рис. 30). Обратите внимание на то, что ярлычки листов называются так же, как и элементы поля фильтра. Учтите, что параметр Отобразить страницы фильтра может применяться к полям фильтра поочередно.
Совет 15. Использование сводной таблицы для распределения набора данных по отдельным книгам
В совете 14 мы воспользовались специальной опцией для разделения сводных таблиц по рынкам сбыта на разных листах рабочей книги. Если же вам нужно разделить исходные данные по разным рынкам сбыта в отдельных книгах, можно воспользоваться небольшим кодом VBA. Для начала поместите поле, на основе которого будет выполняться фильтрация, в область полей фильтра. Поместите поле Объем продаж в область значений (рис. 31). Предлагаемый код VBA поочередно выбирает каждый элемент ФИЛЬТРА и вызывает функцию Показать детали , создавая новый лист с данными. Затем этот лист сохраняется в новой рабочей книге
Код VBA.
Sub ExplodeTable()
Dim PvtItem As PivotItem
Dim PvtTable As PivotTable
Dim strfield As PivotField
‘Изменение переменных в соответствии со сценарием
ConststrFieldName = " Рынок сбыта " ‘<—Изменение имени поля
Const strTriggerRange = " A4 " ‘<—Изменение диапазона триггера
‘Изменение названия сводной таблицы (при необходимости)
SetPvtTable = ActiveSheet.PivotTables(" PivotTable1 ") ‘<—Изменение названия сводной
‘Циклический обход каждого элемента выделенного поля
For Each PvtItem In PvtTable.PivotFields(strFieldName).PivotItems
PvtTable.PivotFields(strFieldName).CurrentPage = PvtItem.Name
Range(strTriggerRange).ShowDetail = True
‘Присваивание имени временному листу
ActiveSheet.Name = " TempSheet "
‘Копирование данных в новую книгу и удаление временного листа
ActiveSheet.Cells.Copy
ActiveSheet.Paste
Cells.EntireColumn.AutoFit
Application.DisplayAlerts = False
ActiveWorkbook.SaveAs _
Filename:=ThisWorkbook.Path & " \ " & PvtItem.Name & " .xlsx "
ActiveWorkbook.Close
Sheets(" Tempsheet ").Delete
Application.DisplayAlerts = True
Введите этот код в новый модуль VBA. Проверьте значения следующих констант и переменных и в случае необходимости измените их:
- Const strFieldName. Имя поля, используемого для разделения данных. Другими словами, это поле, которое помещается в область фильтра/страниц сводной таблицы.
- Const strTriggerRange. Ячейка триггера, в котором хранится единственное число из области данных сводной таблицы. В нашем случае ячейкой триггера является А4 (см. рис. 31).
В результате выполнения кода VBA данные для каждого рынка сбыта будут сохранены в отдельной книге.
Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. . Глава 14.
Через некоторое время вы захотите преобразовать сконструированную сводную таблицу в список в Excel, теперь вы можете прочитать это руководство, чтобы завершить преобразование.
Рекомендуемые инструменты повышения производительности для Excel / Office
Преобразование сводной таблицы в список
Чтобы преобразовать сводную таблицу в список, вы должны убедиться, что сводная таблица была настроена как ваша потребность. Например, я преобразую приведенную ниже сводную таблицу в список.
1. Нажмите на любую ячейку в сводной таблице и перейдите к дизайн вкладку и нажмите подытоги > Не показывать субтитры .
2. Нажмите Grand Totals > Выкл. Для строк и столбцов под дизайн Вкладка. Смотрите скриншот:
3. Нажмите Макет отчета > Повторить все метки элементов под дизайн Вкладка. См. Снимок экрана:
4. Нажмите Макет отчета снова и нажмите Показать в табличной форме , Смотрите скриншот:
Теперь сводная таблица показана ниже:
5. Нажмите Опционы вкладку (или Анализировать вкладка) и снимите флажок Кнопки и Заголовки полей , который относится к Показать группа.
Теперь сводная таблица, показанная ниже:
5. Теперь я покажу пустые ячейки как ноль. Щелкните любую ячейку сводной таблицы и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать Параметры сводной таблицы , затем в раскрывающемся диалоговом окне, под Макет и формат вкладка, снимите флажок Для пустых ячеек И нажмите OK закрыть Параметры сводной таблицы Диалог. Смотрите скриншот:
Если вы хотите узнать больше о том, как показывать пустые ячейки как ноль, нажмите .
6. Выберите сводную таблицу и нажмите Ctrl + C в то время, чтобы скопировать его, затем поместите курсор на ячейку, в которую вы хотите вставить сводную таблицу в виде списка, и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать Специальная вставка > Значение (V) , Смотрите скриншот:
Внимание : В Excel 2007 вам нужно щелкнуть Главная > макаронные изделия > Вставить значения для вставки сводной таблицы в виде списка.
Теперь вы можете увидеть список, показанный ниже:
Office Tab
Принесите удобные вкладки в Excel и другое программное обеспечение Office, как Chrome, Firefox и новый Internet Explorer.